Preservación digital
Objeto y alcance
Con el objetivo de asegurar la conservación, integridad, autenticidad, disponibilidad y recuperación a largo plazo de los contenidos científicos publicados, Sapiens in Higher Education adopta una política formal de preservación digital alineada con buenas prácticas editoriales internacionales. La política comprende artículos, números completos, metadatos, identificadores persistentes, correcciones, retractaciones, materiales complementarios y relaciones entre versiones.
La preservación no se limita a conservar archivos visibles. Debe mantener la información que permite identificar, citar, interpretar y reconstruir el registro publicado ante fallos técnicos, obsolescencia, migraciones, incidentes de seguridad o interrupción de las operaciones.
Responsabilidades institucionales
El Instituto Sapiens de Investigaciones Científicas Multidisciplinar, como entidad editora, supervisa la continuidad y preservación. Sapiens Edition S.A.S., como coeditora técnica y administrativa, ejecuta respaldos, mantenimiento, exportaciones, controles y recuperación bajo las directrices de la entidad editora, sin alterar el contenido científico.
Copias de seguridad y recuperación
La revista realiza copias de seguridad periódicas de servidores, base de datos, directorio de archivos, configuración de Open Journal Systems y objetos publicados. Las copias se mantienen en ubicaciones separadas del servidor principal, con acceso restringido y control de versiones.
La existencia de un respaldo no se considera suficiente sin comprobar su recuperación. Se ejecutan pruebas periódicas de restauración y se documentan fecha, alcance, responsable, resultado, errores y medidas correctivas. Ante un incidente se priorizan la base editorial, los artículos, los metadatos y los vínculos DOI.
Mantenimiento de OJS y prevención de obsolescencia
Open Journal Systems se mantiene actualizado mediante procedimientos controlados. Antes de instalar una versión o extensión se revisan compatibilidad, seguridad, copia previa y plan de reversión. Las migraciones conservan estructura editorial, historial, usuarios, decisiones, archivos, DOI y enlaces.
Identificadores y metadatos persistentes
Todos los artículos reciben un Identificador de Objeto Digital. Los metadatos depositados incluyen título, autores, afiliaciones, resúmenes, palabras clave, fechas, volumen, número, licencia, referencias y estado de corrección o retractación. La revista comprueba periódicamente que los DOI resuelvan y coincidan con la versión de registro.
Formatos de preservación
La conservación digital comprende los formatos de publicación PDF, HTML y XML-JATS, junto con los archivos originales de producción y sus metadatos. Los registros mantienen la relación entre versiones, DOI, autoría, fechas y licencias, y se gestionan con procedimientos de actualización y migración que preservan la integridad bibliográfica.
Preservación digital distribuida
Sapiens in Higher Education participa en LOCKSS, CLOCKSS y la Red de Preservación PKP (PKP PN) como parte de su sistema de preservación digital distribuida. Estos servicios complementan los mecanismos institucionales de respaldo, conservación y recuperación del archivo científico. La revista mantiene la integridad de sus artículos, metadatos, identificadores persistentes y registros bibliográficos mediante procedimientos de continuidad y preservación digital.
Sapiens Edition S.A.S. coordina el mantenimiento de los archivos, la sincronización de metadatos y las operaciones técnicas de preservación; el Instituto Sapiens de Investigaciones Científicas Multidisciplinar (ISICM) supervisa la continuidad del registro científico y el acceso al archivo histórico.
Integridad del registro
La versión de registro no se sustituye silenciosamente. Las correcciones, expresiones de preocupación y retractaciones se publican como avisos identificados, fechados y enlazados; los metadatos se actualizan para que los sistemas externos reconozcan el estado vigente.
Documentación, seguimiento y continuidad
La revista mantiene bitácoras de respaldo y restauración, inventarios de archivos y formatos, informes de actualización y migración, comprobaciones de DOI y registros técnicos de sus mecanismos de preservación distribuida.
La política y el plan de continuidad se revisan al menos una vez al año y después de incidentes o migraciones significativas. Las acciones de mantenimiento cuentan con responsables y plazos definidos. La preservación mediante LOCKSS, CLOCKSS y PKP PN forma parte de la estrategia de continuidad que protege la disponibilidad del archivo científico a largo plazo.
Continuidad durante la migración y protección del archivo 2024–2026
El plan de preservación comprenderá los números mensuales publicados entre 2024 y diciembre de 2025 y los dos números semestrales anuales iniciados en enero de 2026. La migración a highereducation.journalsapiens.org/index.php/she no autoriza a sustituir fechas reales de publicación, regenerar DOI como si los artículos fueran nuevos ni ocultar números del archivo previo; debe conservarse la correspondencia entre identificador, versión de registro y enlaces históricos.
Para cada artículo se comprobarán al menos título, autoría, afiliaciones, fechas, DOI, texto completo, licencia, declaraciones y enlaces de suplementos. La coeditora mantendrá pruebas documentadas de copias de seguridad y ensayos de recuperación, mientras la entidad editora supervisará el acceso continuo y la corrección de discrepancias bibliográficas.
Restauración, integridad y control de migraciones
Las copias de seguridad deberán incluir artículos, anexos, metadatos, números, configuración necesaria para la recuperación y registros editoriales sujetos a conservación. Los respaldos se almacenarán fuera de la instalación principal, con controles de acceso, y se someterán a pruebas periódicas de recuperación. Durante cambios de dominio u OJS se elaborará un inventario de URL, DOI, archivos, volúmenes y fechas, se verificará una muestra representativa y se corregirán enlaces rotos sin alterar fechas históricas.
Responsabilidad ante indisponibilidad
Ante pérdida de acceso o corrupción de archivos, el soporte técnico de la coeditora identificará el incidente, aislará los sistemas afectados y comunicará a la dirección editorial la extensión del daño. La recuperación dará prioridad a artículos de registro y metadatos persistentes. Si se modifica un artículo ya publicado para corregir un error sustantivo, se aplicará la política de correcciones, nunca una sustitución silenciosa.
