Confidencialidad
Protección del manuscrito inédito y de la identidad editorial
La confidencialidad cubre identidad, manuscritos, datos, dictámenes, decisiones, denuncias, conflictos y comunicaciones desde la recepción y después del cierre. El acceso se concede por necesidad funcional y no por posición institucional.
La revista aplica doble ciego durante el arbitraje, pero reconoce que la anonimización absoluta no siempre es posible. Ningún participante debe intentar identificar, contactar o revelar a la otra parte.
Alcance
Manuscritos, archivos, datos, dictámenes, identidades y comunicaciones son confidenciales durante la evaluación. El acceso se limita al personal editorial y revisores que lo necesitan para cumplir su función.
Obligaciones
Los revisores y editores no divulgarán ni utilizarán ideas, datos o materiales antes de la publicación. No compartirán archivos con terceros ni los cargarán en servicios externos de inteligencia artificial o almacenamiento no autorizado.
Excepciones
Una consulta técnica requiere autorización del editor, compromiso de confidencialidad y ausencia de conflicto. La información podrá comunicarse cuando exista obligación legal o sea necesaria para investigar mala conducta, limitando la divulgación a lo indispensable.
Después del proceso
La obligación continúa después de la decisión. Los archivos se conservarán o eliminarán conforme a las políticas institucionales y de preservación.
Acceso por funciones
OJS asigna acceso según la función de cada participante. El personal técnico puede consultar archivos para resolver incidencias, pero no interviene en la evaluación científica. Los editores acceden a expedientes bajo su responsabilidad y los revisores únicamente a los manuscritos que aceptaron. Las credenciales no deben compartirse.
La identidad de autores y revisores se protege durante el doble ciego. La revista elimina datos identificadores razonablemente detectables, pero los autores son responsables de anonimizar texto, propiedades y suplementos. Una revelación accidental se comunica al editor para evaluar sustitución u otras medidas.
Tratamiento de información sensible
Los archivos con datos personales, evaluaciones, denuncias o conflictos reciben protección reforzada. Solo se recopila información necesaria y su comunicación se limita al propósito editorial o ético. Los mensajes a múltiples destinatarios evitan revelar identidades no autorizadas.
Las consultas institucionales por mala conducta se realizan mediante canales seguros y comparten únicamente lo indispensable. Cuando una obligación legal exija revelar información, la revista documenta la base y, si es posible, informa a la persona afectada.
Incidentes y conservación
Cualquier pérdida, acceso no autorizado o divulgación accidental se comunica de inmediato al editor responsable. Se limita el acceso, se conserva evidencia, se evalúa el impacto y se adoptan medidas correctivas. Las personas afectadas se notifican cuando corresponda conforme a la normativa aplicable.
Los registros se conservan durante el tiempo necesario para trazabilidad, defensa de decisiones y obligaciones legales; después se eliminan o anonimizan de manera segura, salvo los elementos que formen parte del registro publicado o de la preservación digital.
Protección y uso autorizado del expediente
Asignar permisos OJS según función y utilizar credenciales individuales.
Comprobar anonimización de texto, suplementos y propiedades de archivos.
Compartir solo la información mínima necesaria para evaluación o investigación ética.
Prohibir carga en almacenamiento o IA externa no autorizados.
Solicitar autorización antes de una consulta técnica a terceros.
Reportar inmediatamente pérdidas, accesos o divulgaciones no autorizadas.
Eliminar o conservar archivos conforme a finalidad, obligación y preservación.
Tratamiento de información reservada
Registro de usuarios, funciones y accesos en OJS.
Declaraciones de confidencialidad de editores y revisores.
Registro de consultas autorizadas e incidentes.
Documentación de medidas de contención y notificación.
Accesos mínimos y tratamiento de incidentes
El acceso a expedientes se asignará por función y se revisará cuando cambien las responsabilidades. Una divulgación accidental o un archivo compartido con terceros se registrará de inmediato; la dirección editorial determinará medidas de contención, necesidad de informar a las personas afectadas y requisitos legales aplicables, sin comprometer la confidencialidad de la investigación.
Respuesta ante incidentes de confidencialidad
Los incidentes se analizarán para corregir permisos, procedimientos y capacitación. Una obligación legal puede requerir divulgación limitada; se documentará la base, el alcance y la persona receptora, y se informará al afectado cuando sea posible.
Protección de información reservada en estudios universitarios
Los conjuntos de datos con calificaciones, trazas de plataformas, expedientes de becas, declaraciones sobre acoso o datos laborales del profesorado requieren acceso mínimo y separación estricta entre material para evaluar y material destinado a difundirse. Los revisores podrán conocer la descripción suficiente del método sin recibir bases personales identificables cuando ese acceso no sea necesario.
La coeditora instrumentará controles de usuarios, copias de seguridad y respuesta técnica ante incidentes, pero no podrá utilizar los manuscritos ni los datos del arbitraje para entrenamiento de herramientas externas, promoción comercial o decisiones científicas. El editor supervisará solicitudes de acceso excepcionales mediante un registro justificativo.
Control de acceso y comunicaciones seguras
El acceso a fichas de autoría, dictámenes, datos no públicos y denuncias se limitará a personas con funciones justificadas en el expediente. Los archivos para revisión se verificarán para retirar información identificadora y propiedades ocultas. La descarga, traslado o almacenamiento personal de documentos fuera de los sistemas autorizados se evitará; cualquier transferencia indispensable deberá proteger los archivos y respetar las condiciones de consentimiento y confidencialidad.
Incidentes y finalización del encargo
Quien advierta acceso no autorizado, envío de un archivo equivocado o divulgación involuntaria deberá comunicarlo de inmediato al editor y al responsable técnico. Se evaluará la exposición, el daño potencial y la necesidad de informar a afectados o autoridades según el marco aplicable. Al concluir el dictamen, los revisores eliminarán copias no necesarias y no usarán material inédito en investigación o docencia.
